תכנון והקמת חדרי ישיבות חכמים

תכנון והקמת חדרי ישיבות חכמים

מהו חדר ישיבות חכם?

פגישות וישיבות הן מרכיב בלתי נמנע בחיי העבודה עבור עובדים בכל רחבי העולם. אפילו בעולם הדיגיטלי של היום, מפגשים פנים-אל-פנים הם חיוניים לנטוורקינג, לסיעור מוחות ולמעורבות עם אחרים באופן כללי. רוב האנשים אומרים שכאשר הם משתפים פעולה עם עמיתים בסביבת חדר ישיבות, ולא מרחוק, הם מצליחים להפיק מעצמם הרבה יותר עבודה. כתוצאה מכך, השקעה בעיצוב חדר ישיבות מודרני שווה את המאמץ והכסף.

בעוד שפתרונות מסורתיים אינם מספיקים כדי לפעול בצורה נכונה בסביבות עבודה היברידיות. טכנולוגיות חדר ישיבות אינטראקטיביות ואלחוטיות עלו לראש סדרי העדיפויות של חברות וארגונים כדי לאפשר צורת עבודה נכונה.

תוכנות ניהול חכמות יכולות להציע פאנל אינטראקטיבי שהופך את מקום העבודה הסטנדרטי למשרד חכם, המאפשר ניהול מפגשי סיעור מוחות יצירתיים, שיתופי פעולה מעוררי השראה, מצגות דינמיות, פגישות מרתקות ועוד הרבה יותר.

למי יש צורך בחדר ישיבות חכם?

הצורך בחדר ישיבות חכם התגבר מאוד בשנה האחרונה, בעיקר עקב חזרתם של עובדים רבים לעבודה במשרדים ובחברות במקום לעבוד מהבית, כמו שנאלצו לעשות בזמן המגפה. אבל המודל ההיברידי לא מראה סימנים שהוא הולך לשום מקום, ולכן נוצר צורך בניהול גמיש של חדר ישיבות חכם. 

בעידן העבודה ההיברידית, לעובדים יש אפשרות לבחור היכן הם עובדים. זאת אומרת,  שכאשר הם מגיעים למקום העבודה, זה מתוך התכוונות. העובדים בוחרים להגיע למקום העבודה כדי להיפגש באופן אישי, לשתף פעולה ולהתכנס כצוות. ככל שיותר עובדים יגיעו למקום העבודה, סביר להניח שיווצר עומס על המשאבים המשרדיים של העסק – למשל חללי ישיבות.

לכן חיוני לשלב תוכנת ניהול חכם של חדר ישיבות בתוכנית העבודה של העסק.

חדר ישיבות חכם

תהליך בניית חדר ישיבות חכם

התהליך של בניית חדר ישיבות חכם מתחיל, כמו כל דבר אחר, בהגדרת הצרכים. חדר ישיבות נראה על פניו רעיון בסיסי אבל בכל חברה ועסק ישנם הדגשים, עדיפויות, וצרכים ספציפיים לאותה חברה, שלא לדבר על עדיפויות אישיות של ההנהלה.

חדרי ישיבות חכמים

הנה מספר נקודות בתהליך הקמת חדר ישיבות חכם:

  • גודלן והיקפן של הפגישות. מצד אחד, לא רצוי שהמשתתפים ירגישו צפופים, אבל מצד שני גם לא רצוי שהם יצעקו משני עברי החדר כדי לשמוע אחד את השני. 
  • בכמה משתתפים מדובר? פריסה בסגנון של כיתה או של אודיטוריום מתאימה יותר לקבוצות גדולות, בעוד שפריסת "ריבוע חלול" או "חדר הנהלה" אופטימלית לקבוצות קטנות יותר. 
  • האם אינטראקציה קבוצתית היא חלק מהותי מהמפגש? פריסות מסוימות, כמו אודיטוריום, אינן תורמות לאינטראקציה קבוצתית. ישיבה בסגנון "משתה" היא אידיאלית לדיונים קבוצתיים, במיוחד אם המשתתפים צריכים לעבור בין שולחנות.
  • האם יהיה מנחה? אם מישהו מנחה את הסדנה, הדיון או המצגת, חשוב לשקול היכן האדם הזה יעמוד. חשוב שכל המשתתפים יוכלו לראות ולשמוע את המנחה ואת המצגת שלו.
  • האם יהיה צורך בקיר וידאו LED או בשיחות ועידה בווידאו? אם כן, שווה לשקול פריסת חדר ישיבות כזו שתאפשר לכולם לראות בקלות, למשל צורת U או סגנון כיתתי.
  • במקרים רבים, ציוד מתקדם לחדרי ישיבות הוא חיוני להצלחה ולהגברת הפרודוקטיביות. אם הפגישות דורשות שירותי וידאו קונפרנסינג או לוחות אינטראקטיביים, למשל, חשוב לשקול הגדרה של כיתה או מבנה U, כך שכולם יוכלו לראות ולשמוע בקלות.
  • טכנולוגיה חכמה – שימוש נכון בטכנולוגיה מודרנית וחכמה יכול עושת אל כל ההבדל בין חדר ישיבות משעמם ואפור לבין חדר ישיבות שמעודד פרודוקטיביות ויצירתיות. טכנולוגיות שיתוף פעולה בזמן אמת ופתרונות לפגישות וירטואליות הפכו בשנים האחרונות להכרח עבור עסקים מודרניים. בחברה שעבודתה כוללת מצגות, הדרכות, סמינרים מקוונים (וובינרים) או עבודה מרחוק, אין אפשרות לתפקד ללא טכנולוגיה יעודית של חדר ישיבות. פתרונות חדרי ישיבות מגיעים עם קול, וידאו, הודעות ושיתוף תוכן משולבים.

ישנם יישומים ששום חדר ישיבות חכם לא יכול בלעדיהם:

  • מצלמת וידאו או אינטרנט
  • מיקרופונים
  • מערכת תצוגת וידאו – מסך מחשב, מסך טלוויזיה, או מקרן עם לוח לבן
  • רמקולים

ישנם יישומים שאפשר בלעדיהם אבל ממש כדאי להוסיף:

  • תצוגת לוח זמנים של חדר ישיבות
  • לוח אינטראקטיבי חכם
  • תוכנות הזמנת חדרי ישיבות
  • מערכות מצגות אלחוטיות
  • מצלמת 360 מעלות

שיקולים נוספים בקשר לטכנולוגיה חכמה:

  • סטנדרטיזציה של הטכנולוגיה והציוד של חדר הישיבות – הציוד לחדר ישיבות מורכב לעתים קרובות מפריטים שנקנו כל אחד בנפרד – המצלמה, המיקרופונים, הרמקולים והשלט וכו'. ההמלצה היא לרכוש את כל הציוד אצל ספק רשמי אחד; רק כך אפשר יהיה לקבל תמורה מלאה להשקעה.

יש לכך כמה סיבות. 

  • מרכיב חשוב בחבילת ועידת הווידאו הוא תוכנת הפגישות המשולבת שמגיעה איתה. החבילה מאפשרת לקבוע, לארגן ולקיים פגישות בקלות ובנוחות. החבילה כולה בנויה למטרה הבלעדית של שיחות ועידה בווידאו כך שהיא מספקת חווית מפגש וירטואלית שאין שניה לה.
  • תיקון תקלות ותמיכה טכנית עבור חדרי ישיבות קלים הרבה יותר אם יש ציוד סטנדרטי בכל חדרי הישיבות; יש נוהל הפעלה סטנדרטי יחיד עבור כל שיחות הועידה. זה כמובן משפר את השימושיות מכיוון שהמשתמשים לא יצטרכו להכיר ציוד שונה.
  • סטנדרטיזציה של כל חדרי הישיבות יכולה לפתור בעיה קטנה אך מעצבנת: "נדידת" רכיבים מחדר לחדר, בדיוק כשצריך אותם בחדר אחר…
  • רוחב פס מספק של רשת חדר הישיבות – טכנולוגיית חדר הישיבות חשובה לפרודוקטיביות העובדים. אפילו לעיכוב קטן – בגלל 'קשיים טכניים' – יש השפעה גדולה. מכיוון שהפגישות בחברה כוללות ככל הנראה מספר עובדים. כל הגדרת מערך חדר הישיבות, וגם טכנולוגיית שיחות הועידה באינטרנט, יועילו מעט מאוד אם אין חיבור אינטרנט מהיר ואמין.בעת השימוש, חדרי הישיבות זוללים נתח נכבד מרוחב הפס של הרשת. לכן מומלץ לשמור את ציוד חדר הישיבות על רשת קווית. כך יקבל חדר הישיבות את רוחב הפס הדרוש לו, ויפנה את רוחב פס ה – WIFI למכשירי וויירלס כמו מחשבים ניידים וטאבלטים. במקרה וחדר הישיבות נשאר אלחוטי, מומלץ ליצור SSID נפרד לציוד ועידות הוידאו. גם זו שיטה להבטיח שחדר הישיבות לא יסבול מגודש ברשת ותמיד יקבל רוחב פס מספיק.

עלויות של הקמת חדר ישיבות חכם

תחשיב העלות של הקמת חדר ישיבות חכם תלוי, ראשית כל, בהגדרת הצרכים של כל חברה. רק לאחר מכן צריך לדון ברכיבים:

מוקדי עלות בהקמת חדר ישיבות חכם:

  • גודל החדר – החדר צריך להיות מתאים לתחזית המספר הרב ביותר של משתתפים. 
  • ריהוט – הריהוט הבסיסי (שולחן וכסאות) צריך להיות מאורגן כך שיכבד את המרחב האישי של כל משתתף, שיהיה נוח לישיבה, וגם (חשוב לא פחות) שיהיה נעים לעין אך שלא יסיט תשומת לב. בבחירת הריהוט מומלץ לעתים לבנות את החדר באופן שונה משאר הריהוט בחברה, כדי ליצור אווירה אחרת. כדאי להתייעץ עם מומחי עיצוב בבחירת צבעים, תאורה וכו'.
  • ציוד האודיו והוידאו – חשוב להשקיע ציוד איכותי, להימנע מכל מיני "פנצ'רים" ברגע הלא נכון. כמו שנאמר קודם, מומלץ לרכוש מערכת שלמה מספק אחד על מנת לוודא שהכל עובד כמו שצריך ביחד, וגם לשם הוזלת התחזוקה.
  • טכנולוגיה – הדור הבא – כמו כל טכנולוגיה דיגיטלית, הטכנולוגיה של חדרי הישיבות החכמים מתקדמת בקפיצות ענק. חשוב להיות מעודכנים בהתפתחויות בתחום, ולקחת בחשבון שהשקעה במוצרים חדשים עשויה להזניק את הפרודוקטיביות בבת אחת. למשל:
    • לוחות אינטראקטיביים – ניתן לקיים מצגות דינמיות יותר באמצעות לוחות אינטראקטיביים, וכתוצאה מכך הישיבות תהיינה פרודוקטיביות יותר. כיום אפשר בקלות להוסיף הערות לכל תוכן על המסך או להשתמש בלוח הדיגיטלי המובנה כדי להבהיר נקודה, להציג באופן אלחוטי מידע מהמחשב הנייד, הטאבלט או הטלפון של המנחה ללוח או להיפך, וליצור אינטראקציה עם חברי צוות במכשירים שונים, תוך שילוב עם פלטפורמת ועידת וידאו, ותוכנת שיתוף מסך אלחוטית המותקנת מראש בלוחות. האינטראקטיביות משאירה את כולם מעורבים, והטכנולוגיה עוזרת לבנות סביבה שיתופית.
    • מערכת מצגות אלחוטית – חדרי ישיבות מסורתיים מסתמכים על כבלי HDMI וטכנולוגיות תצוגה מיושנות לפגישות ומצגות. המכשירים האלה קושרים את הצוותים וכולם מכירים את הבעיות המתרחשות עם כבלים הגורמים למצגות להתעכב, ובכלל "בלגן". בחדרי ישיבות מודרניים, כדאי להשקיע בטכנולוגיות חדר ישיבות אלחוטיות המאפשרות פגישות מיידיות וחלקות. 
    • אקוסטיקה ברורה – אין דבר מתסכל יותר מאשר תקלות אודיו בפגישה. איכות שמע ירודה משפיעה על פרודוקטיביות הפגישה באופן מיידי. כולם חוו את זה – מפגש עם משתתפים המבקשים מידע שוב ושוב, ואז הפגישה מסתיימת ללא עבודה על השלבים הבאים. אודיו ברור ואיכותי הוא הכרחי בשביל פגישות פרודוקטיביות, מצגות מוצלחות, ובמיוחד במהלך שיחות ועידה בוידאו, כדי להפוך את השיחות לברורות ונגישות לכל חברי הצוות.

למה לפנות לריקומפ מחשבים?

חברת ריקומפ מחשבים מציעה את פתרונות המחשוב המתקדמים והיעילים ביותר לארגונים וחברות, במגזר המוסדי והפרטי כאחד. 

מטריית השירותים הרחבה שלנו כוללת תכנון, אפיון והקמה של חדרי ישיבות חכמים לעסקים בכל גודל ובכל תחומי הפעילות. לקוחות ריקומפ נהנים מהניסיון העשיר של אנשינו ומצטרפים למאות לקוחות מרוצים שהולכים איתנו שנים. 

אנו מתגאים בניסיון, מוניטין, ומתחייבים לשירות איכותי ואמין.